Pada tanggal 27 November 2018 tepatnya pukul 10.45 WIB, sebanyak 18 Mahasiswa Politeknik Ketenagakerjaan melakukan diskusi bersama dengan Bapak Achmad S Ruky, dan didampingi oleh salah satu tim In Service Rumah MSDM yaitu Ibu Indria Hapsari, di Cafe Sukadeli Gedung Tribrata PP Polri untuk membahas “Struktur Organisasi”. Sebelum memulai diskusi tersebut Pak Ruky memaparkan topik bahasan dalam materi tersebut, diantaranya:

  1. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi dan untuk apa (mengapa) struktur organisasi dibuat?
  2. Bagaimana cara membuat struktur organisasi?
  3. Beberapa contoh struktur organisasi.
  4. Kaitannya struktur organisasi dengan analisa jabatan.

Berikut adalah penjelasan dari topik pembahasan yang pertama. Struktur organisasi dalam konteks formal yang umumnya diketahui terdapat kotak-kotak kemudian dihubungkan dengan garis-garis menggambarkan 5 hal. Pertama, adalah mekanisme hubungan, yaitu memperlihatkan hubungan antar satuan kerja, hubungan antar jabatan, dan hubungan antar anggota. Maksudnya adalah dalam struktur organisasi secara jelas memperlihatkan bagaimana alur hubungan mulai dari satuan kerja dari direktur hingga satuan kerja paling bawah, lalu hubungan pada setiap jabatan, dan setiap anggota (orang-orang) yang mengisi jabatan tersebut.

Kedua, adalah perlimpahan wewenang, misalkan salah satu pimpinan memberikan wewenang kepada bawahannya untuk memberikan suatu tugas yang harus diselesaikan, atau bisa juga dalam praktiknya, yaitu memberikan tanggung jawabnya untuk melakukan wewenangnya.

Ketiga, adalah garis pelaporan, yaitu menjelaskan bagaimana alur setiap satuan kerja untuk melakukan pelaporan, misalnya staff produksi memiliki garis langsung terhadap supervisor produksi lalu ia memiliki garis langsung terhadap direktur produksi hingga terus keatas. Dengan hal itu, garis-garis itulah yang menjelaskan tugas pelaporan, tanggung jawab dan wewenang dalam sebuah struktur organisasi.

Keempat, adalah pertanggung jawaban, sama halnya dengan yang ketiga yaitu memperlihatkan bagaimana alur tanggung jawab pada setiap satuan kerja.

Kelima, adalah aliran informasi ke segala arah, mengambarkan penyebaran penyampaian informasi kepada setiap satuan kerja, jabatan, dan anggota-anggtanya.

Struktur organisasi berbeda dengan bagan organisasi namun berkaitan erat satu sama lainnya, yang dimaksud dengan struktur organisasi dalam proses manajemen yang dikenal yaitu Planning, Organizing, Actuating, and Controlling (P.O.A.C), maka hal itu masuk kedalam proses Organizing, jadi struktur organisasi merupakan hasil dari tahapan tersebut. Sedangkan bagan organisasi merupakan suatu gambaran visual yang menjelaskan struktur organisasi berupa bagan (chart), jika tidak ada struktur maka tidak ada bagan. Dengan demikian, struktur organisasi merupakan pengilustrasian secara abstrak mengenai satuan kerja dalam organisasi, jika ingin diperjelaskan lagi maka dibuatlah bagan dari struktur tersebut.

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi (Achmad S Ruky, 2018)

Dari tahap pengorganisasian (organizing) dalam proses menajamen ada 3 obyek penting yang perlu diketahui, yaitu mengorganisir diri sendiri (self organizing), seperti halnya mengatur waktu pribadi dalam kehidupan dan pekerjaan sehari-hari, biasakan melakukan aktivitas sehari-hari berdasarkan planning. Kemudian mengorganisir pekerjaan (job organizing), seperti mengatur uturan pekerjaan (skala prioritas) – mana yang dahulukan dan mana yang dibelakangi. Selanjutnya adalah mengorganisir tim kerja, yaitu mengalokasikan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan “schedule” kerja mereka, dalam hal ini juga terdapat kaitannya dengan struktur organisasi.

Tujuan pengorganisasian dalam proses manajemen, diantaranya:

  1. Efektivitas organisasi melalui alokasi beban kerja yang berimbang.
  2. Memfasilitasi selutuh proses manajemen dari perencanaan sampai evaluasi.
  3. Mencegah terjadinya kerancuan dalam tugas dan tanggung jawab yang dapat menimbulkan konflik dan gangguan pada iklim kerja.
  4. Memudahkan pengembangan tim manajemen secara lebih terencana.

Gambar 2. Pengorganisasian dalam Proses Manajemen Stratejik (Achmad S Ruky, 2018)

Dijelaskan sebelumnya bahwa struktur merupakan hasil dari tahapan pengorganisasin dalam proses manajemen. Dalam gambar di atas menjelaskan sebelum melakukan proses organizing maka terlebih dahulu menetapkan rencana stratejik dan sasaran jangka panjangnya untuk membuat struktur organisasi. Kemudian direview kembali struktur organisasi tersebut dan menetapkan sasaran satuan kerja maupun individu, dan terakhir melakukan pengukuran final dan evaluasi secara periodik atau berkala. Pengevaluasian periodik hanya terjadi pada bagian penetapan sasaran individunya, jadi setelah penetapan sasaran satuan kerjanya yang pertama maka tidak perlu dilakukan evaluasi secara periodik. Lain halnya jika suatu perusahaan memiliki strategi bisnisnya untuk membuka perusahaan baru maka dibuat lagi rencana stratejiknya.

Baca juga:  Business Psychology

Selanjutnya adalah membahas topik pembahasan yang kedua, yaitu cara membuat struktur organisasi. Dalam praktiknya pembuatan struktur organisasi tidak perlu didahulukan dengan kegiatan analisa jabatan karena cukup hanya beberapa elemen inilah yang bisa membuat struktur organisasi, yaitu strategi bisnis, jenis & tingkat teknologi, penyebaran geografis, dan ukuran (jumlah karyawan). Strategi bisnis akan mempengaruhi 3 (tiga) elemen lainnya, yaitu jenis & tingkat teknologi, penyebaran geografis, dan ukuran (jumlah karyawan). Terbentuknya strategi bisnis didasar atau dilatarbelakangi oleh 2 (dua) elemen lain yang mempengaruhi terbentuknya strategi bisnis, yaitu lingkungan stratejik organisasi,  dan power control & share. Berikut akan dibahas mengenai 6 (enam) elemen tersebut, diantaranya:

  1. Lingkungan Stratejik Organisasi.
    Strategi bisnis dipengaruhi oleh perkembangan pesat lingkungan stratejiknya, dan berpengaruh besar pada visi dan strategi perusahaan, seperti perubahan teknologi olah data & komunikasi digital, perekoniman nasional & internasional, kekuatan regulasi politik & hukum, dan perilaku sosial & budaya masyarakat.
  2. Power Control & Share.
    Power control menentukan sejumlah orang yang mempunyai kekuasaan besar dalam organisasi dan upaya untuk mempertahankan kekuasaan kelompok orang, sampai “titik” tertentu, struktur organisasi yang dipilih ditentukan oleh seseorang atau sejumlah orang yang mempunyai kekuasaan besar dalam organisasi itu, dan struktur juga dapat dirancang sedemikian rupa untuk mempertahankan kekuasaan yang telah dimiliki oleh sekolompok orang.
  3. Strategi Bisnis.
    Strategi bisnis merupakan tanggung jawab manajemen puncak tapi direksi MSDM juga sangat diperlukan dalam hal itu. Dua elemen dari strategi bisnis, diantaranya tujuan dan sasaran yang harus dicapai dalam jangka panjang dan menegah, dan cara yang akan digunakan untuk mencapai tujuann & sasaran tersebut, keputusan-keputusan yang masuk dalam kategori stratejik adalah yang terkait dengan kedua elemen strategis tersebut. Strategi akan menentukan tingkat penggunaan teknologi, penyebaran geografis,dan jumlah SDM yang dibuttuhkan.
  4. Jenis & Tingkat Teknologi.
    Teknologi adalah bagaimana input diproses menjadi output, jaenis dan kecanggihan teknologi yang digunakan dalam kegiatan operasi utama dan fungsi-fungsi pendukung menentukan bentuk struktur organisasi yang digunakan. Istilah teknologi merujuk kepada informasi, peralatan, teknik, dan proses yang digunakan dalam mentransformasi input menjadi output.
  5. Penyebaran Geografis.
    Penyebaran geografis yang dimaksud merupakan sejumlah kegiatan inti organisasi dilaksanakan di tempat-tempat yang terpisah cukup jauh, contohnya operasional di pulau Sulawesi, dan pulau lainnya, kegiatan pemasaran di luar negeri, manajemen di Ibu Kota, dan sebagainya.
  6. Ukuran (Jumlah Karyawan).
    Jumlah karyawan tolak ukurnya adalah jumlah SDM (modal insani) “organik” yang dimiliki, tenaga kerja organik merupakan tenaga kerja yang memiliki kaitan langsung dengan perusahaan tanpa perantara dari pihak lain (outsoucing). Jumlah SDM yang besar mendorong diferensiasi horizontal dan spatial, span of control lebar, formalisasi dan diferensi vertikal. Dalam hal ini struktur organisasi dibuat untuk mengakomodasi jumlah tenaga kerja yang besar, ukuran yang besar membuat organisasi cenderung menjadi besar dan tidak efisien (hukum parkinson).

Gambar 3. Menentukan Bentuk Struktur Organisasi (Achmad S Ruky, 2018)

Kemudian adalah topik pembahasan yang ketiga yaitu bagaimana bentuk atau macam-macam dari struktur organisasi. Beberapa basis yang menjadi dasar untuk bentuk organisasi, diantaranya:

  1. Fungsi (kegiatan)utama yang dilaksanakan
  2. Proses bisnis utama
  3. Jenis produk atau jasa yang dipasarkan
  4. Jenis pasar atau pelanggan yang dilayani
  5. Wilayah geografis operasi
  6. Waktu kerja (shift)
  7. Jenis dan besarnya nilai proyek
  8. Jumlah orang per kelompok kerja
  9. Kombinasi dari beberapa basis
Baca juga:  Strategi Human Capital untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis

Berikut adalah bentuk-bentuk rancangan dari struktur organisasi, diantaranya:

  1. Rancangan Struktur Organisasi Atas Dasar Fungsi (Organisasi Fungsional)

    Gambar 4. Struktur Organisasi Fungsional (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur organisasi fungsional adalah merupakan struktur yang memperlihatkan fungsi dari beberapa satuan kerja, umumnya perusahaan swasta menggunakan bagan seperti ini.

  2. Rancangan Struktur Organisasi Atas Dasar Tahap-Tahap dari “Proses”

    Gambar 5. Struktur Organisasi Berdasarkan “Proses” (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur organisasi berdasarkan proses menjelaskan bagaimana proses pada satuan kerja, biasanya hanya pada satu fungsi pada satuan kerja , misalnya pada gambar tersebut merupakan satuan kerja operasi oleh industri manufaktur.

  3. Rancangan Struktur Atas Dasar Produk/Jasa

    Gambar 6. Struktur Organisasi Berdasarkan Produk/Jasa (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur ini umumnya digunakan pada industri manufaktur makanan, contohnyaa unilever, indofood, dan sebagainya, yang setiap satuan kerja memiliki produk atau jasa yang ditawarkan berbeda dengan satuan kerja lainnya.

  4. Rancangan Struktur Atas Dasar “Pasar” & “Pelanggan”

    Gambar 7. Struktur Organisasi Berdasarkan “Pasar” & “Pelanggan” (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur ini umumnya menjelaskan hanya untuk fungsi pemasaran, bukan melayani ke pasar tapi lebih melayani kepada fungsi pemasarannya.

  5. Rancangan Struktur Atas Dasar “Wilayah Kerja”.

    Gambar 8. Struktur Organisasi Berdasarkan “Wilayah Kerja” (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur ini sama halnya dengan struktur fungsional tetapi lebih menjelaskan beberapa salah satu satuan kerja pada letak wilayah kerjanya.

  6. Rancangan Struktur Organisasi Atas Dasar “Waktu Kerja”.

    Gambar 9. Struktur Organisasi Berdasarkan “Waktu Kerja” (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur itu umumnya digunakan bagi perusahaan yang menerapkan waktu shift, seperti rumah sakit, perhotelan, dan lain sebagainya.

  7. Struktur A/D “Jumlah Orang” (Mirip Militer)

    Gambar 10. Struktur Organisasi Mirip Militer (Achmad S Ruky, 2018)

    Struktur ini memperlihatkan jumlah orang yang mengisi satuan kerja tersebut. Lebih jelasnya mengenai bentuk-bentuk struktur organisasi dipaparkan oleh Pak Ruky dalam kulgram tertanggal 22 Februari 2017 tentang “Merancang Struktur Organisasi” (https://www.rumahmsdm.com/25661/merancang-struktur-organisasi/).

Topik terakhir mengenai analisa jabatan dan apa kaitannya dengan perencangan struktur organisasi. Analisa jabatan adalah kegiatan untuk mengumpulkan, menggali, dan mengkaji semua data dari sebuah pekerjaan/jabatan untuk tujuan tertentu, hasil dari data tersebut diberikan kepada atasan. Analisa jabaran bisa disebut sebagai pendataan ulang jabatan, kegiatan itu sering dilakukan bukan karena akan dilaksanakan perancangan struktur organisasi, tetapi untuk tujuan lain. Analisa jabatan dilakukan ketika struktur organisasi telah terbentuk karena dalam pembuatannya membutuhkan nama jabatannya dahulu lalu dibuat uraian jabatannya.

Tujuan dari analisa jabatan adalah memuktahirkan data tentang jabatan (bukan tentang orang yang menduduki jabatan itu) dan menyajikannya menjadi informasi yang berguna untuk berbagai keperluan organisai. Hasil dari analisa jabatan berupa uraian tugas & fungsi, tanggung jawab pokok, hubungan (hierarki) pekerjaan, identitas jabatan, tuntutan fisik, lingkungan kerja, dan persyaratan jabatan, jadi analisa jabatan bisa menjadi audit terhadap uraian jabatan yang telah dibuat sebelumnya.

Hasil dari analisa jabatan tersebut adalah uraian jabatan, dalam hal itu terdapat identitas jabatan, tempat jabatan, tugas pokok atau fungsi, tugas-tugas & wewenang, lingkungan kerja, dan persyaratan kompetensi. Manfaat uraian jabatan itu berfungsi sebagai melengkapi struktur organisasi, dasar untuk analisis beban kerja, melakukan proses rekrutmen, seleksi & penempatan, penilaian kinerja pegawai, memformulasikan penggajian atau remunerasi, dasar untuk pelatihan, dan  perencanaan karir.

Tahapan-tahapan pelaksanaan analisa jabatan dimulai dari melakukan persiapan, penetapan jabatan-jabtan target & instrument yang dilakukan oleh pihak pelaksana, kemudian hasil itu dikomunikasikan kepada pihak manajemen kemudian dikomunikasikan kembali kepada pelaksana baik secara langsung ataupun melalui penguman tertulis, selanjutnya pihak pelaksana melakukan pengumpulan data menggunakan beberapa metode yang dibutuhkan dan memverifikasikan dengan atasan (respondent), dan terakhir pihak manajemen memanfaatkan hasil data yang terkumpul tersebut untuk melakukan analisa jabatan. Lebih jelasnya mengenai analisa jabatan dipaparkan oleh Pak Felix dalam kulgram tertanggal 19 Juli 2017 tentang “Langkah Pelaksanaan Analisa Jabatan (https://rumahmsdm.com/26019/langkah-pelaksanaan-analisa-jabatan/).

Kesimpulannya adalah struktur organisasi merupakan kegiatan dalam proses manajemen yaitu organizing untuk menjelaskan fungsi, wewenang, laporan dan tanggung jawab pada setiap satuan kerja, yang digambarkan dengan bagan organisasi. Pembentukan struktur organisasi tercipta dengan adanya strategi bisni yang dibuat oleh pimmpinan perusahaan, yang didasari oleh lingkungan stratejik dan power controll, kemudian dari hal itu merumuskan jenis & tingkat penggunaan teknologi, penyebaran geografis, dan jumlah karyawan. Analisa jabatan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang jabatan yang hasilnya berupa uraian jabatan yang mana hal itu bermanfaat dalam formulasi remunerasi, menjadi acuan untuk melakukan analisa beban kerja dan pengukuran kinerja karyawan. Oleh karena itu, perancangan struktur organisasi tidak perlu melakukan analisa jabatan terlebih dahulu karena dalam perancangan tersebut masih belum diketahui nama jabatannya, sehingga bagaimana bisa melakukan analisa jabatan apabila belum diketahui namanya.


Sesi Tanya Jawab:

Pertanyaan dari Syahnin Silvani Chaerani:

Dalam suatu organisasi apabila pimpinan memihak kepada salah satu divisi dalam hal tanggung jawab dan perhatiannya, maka apa solusi yang harus diambil?

Jawab:

Kasus ini pernah terjadi pada perusahaan farmasi yaitu terdapat 2 (dua) buah direktur, satu direktur pemasaran produk baru, dan direktur pemasaran pemasaran produk-produk yang lama atau umum. Direktur pertama itu selalu melakukan inovasi dan selalu berhasil menjual produknya melebihi taget dan produknya selalu disukai  karena sesuai kebutuhan masyrakat, kemudian sang pimpinan memberikan perhatian yang lebih terhadap dirinya sehingga menimbulkan kecemburuan bagi direktur lainnya. Maka solusinya, pimpinan tersebut harus menjelaskan seluruh permasalahan yang ada kenapa dia memberikan perhatian yang lebih terhadapnya.


Kesan-kesan peserta:

Eko Julianto:
Kesan saya adalah saya senang bisa bertemu dengan Pak Ruky, yang mana beliau adalah seorang senior di bidang MSDM dan dengan senang hati mau berbagi ilmunya dengan kami, dan saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Kemudian harapan saya adalah semoga dengan pertemuan ini menjadi langkah awal bagi kami dalam memahami dunia MSDM dan semoga kami mampu menerapkan ilmu yang sudah diberikannya kepada kami.

Gusti Pangestu Mahendra:
Kesan saya adalah seru sekali ketika belajar bareng dengan Pak Ruky, saya sangat bertima kasih atas waktu yang Bapak luangkan untuk kami, dan ilmu yang diberikan itu sangat bermanfaat bagi kami. Harapan saya mungkin diskusi ini akan diadakan terus berkelanjutan dan waktu yang diberikan untuk kesempatan bertanya akan lebih banyak lagi, karena masih banyak pertanyaan-pertanyaan yang belum disampaikan.

Melghiana Puspa Ningrum:
Dear Bapak Ruky,
Terima kasih, Pak.
Itu kata pertama yang ingin saya sampaikan.
Saya telah dirangkul oleh seseorang yang profesional dan kaya akan pengalaman di bidang yang tengah saya tekuni yakni Manajemen Sumber Daya Manusia. Tentu, hal ini adalah kebahagiaan yang patut saya syukuri.
Diskusi bersama Bapak Ruky beberapa hari lalu telah menyadarkan saya bahwa masih banyak perihal MSDM yang perlu saya pahami.
Materi yang Bapak berikan sangat membantu saya, namun jika selanjutnya Bapak berkenan menceritakan bagaimana perjuangan Bapak di dunia MSDM, itu akan selalu menjadi pengingat bagi saya dan kawan-kawan saya di Prodi Manajemen Sumber Daya Manusia Polteknaker.
Sekali lagi, Terima Kasih Pak.

Muhamad Zulfahmi:
Kesan saya adalah kegiatan tersebut sangat menarik, dan seru. Karena ini merupakan pertama kalinya kami bertemu langsung dengan senior HR yang melegenda kata dosen kami, yaitu Bapak Achamd S Ruky, dan mendapatkan ilmunya secara langsung. Oleh karenanya, kesempatan tersebut sangat kami manfaatkan sebaik mungkin dan kami sangat antusias untuk bertemu dengan beliau. Harapan saya adalah semoga kegiatan ini terus dilanjutkan dan dengan senior HR lainnya, agar ilmu MSDM tersebut dapat terwariskan kepada generasi muda sehingga akan memberikan manfaat yang baik bagi bangsa Indonesia. Saya mengucapkan terima kasih banyak kepada Bapak Ruky, Rumah MSDM, dan teman-teman MSDM Polteknaker atas kelancaran kegiatan tersebut.

Tulisan dibuat oleh Peserta Belajar, koordinasi oleh Muhamad Zulfahmi.