[Forwarded from denny Jd]
baik, sudah pas jam 8 malam
Seperti biasa sebelum kita mulai, saya akan bagikan aturan mainnya
1. Peserta Kulgram diminta untuk tidak menyela (dengan chat) baik komentar ataupun pertanyaan kecuali diminta oleh moderator.
2. Pertanyaan Kulgram bisa dikirimkan ke link ini [https://www.rumahmsdm.com/pertanyaan-kulgram/].
Semua pertanyaan yang masuk akan ditampung oleh team In Service
Silakan menggunakan link diatas untuk menyampaikan pertanyaan.
Malam ini topik Kulgram kita adalah “Merancang Struktur Organisasi” yang akan dibawakan oleh Pak Ruky.

Saya akan informasikan sedikit mengenai pak Ruky :
Pertama sekali saya ingin mengenalkan (lagi) bagi para anggota Rumah MSDM yang sudah pernah mengetahui dan juga yang baru bergabung, Bapak Achmad S Ruky ini adalah salah satu pengasuh Rumah MSDM. Terima kasih Pak Ruky.
DR. Drs. Achmad S. Ruky, MBA, adalah seorang praktisi manajemen sekaligus pakar bidang sumber daya manusia yang berkiprah secara aktif dari bulan Nopember tahun 1975 sampai 31 Desember 1997. Kemudian sejak April 1999 sampai saat ini aktif sebagai Konsultan dan Advisor baik untuk institusi pemerintah dan perusahaan. Tahun 2011 sampai April tahun 2016 ditugaskan sebagai Komisaris Independen lalu Komisaris Utama di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk.

Pak Ruky memulai karir dalam bidang MSDM pada sebuah perusahaan multinasional (US) pada akhir 1975 sebagai Personnel & Industrial Relations Manager dan General Affairs. kemudian meniti karir sampai menduduki posisi puncak sebagai Direktur SDM di beberapa perusahaan nasional dan multinasional.
Pak Ruky juga dikenal sebagai penulis yang produktif dan sudah menghasilkan 5 buku dicetak oleh Gramedia (2000 – 2004), 1 oleh Andi Offset (2014), 3 oleh PT Intipesan (2016), 1 dicetak sendiri dan dibagikan cuma-cuma.

Beliau turut mendirikan organisasi profesi pertama bidang MSDM di Indonesia yaitu Perhimpunan Manajemen Personalia Indonesia (PMPI) yang kemudian berubah menjadi Perhimpunan Manajemen Sumberdaya Manusia Indonesia (PMSM Indonesia). Dari tahun 1987 sampai 2000, Dr. Ruky menjadi Ketua Umum organisasi tersebut dan juga aktif sebagai anggota Board of ASEAN Federation of Human Resources Management.

Baik, saya persilakan Pak Ruky untuk memulai menyampaikan materinya. Waktunya diusahakan sampai jam 21 ya pak. Setelah itu kita akan tanya jawab.

Silakan Pak Ruky

?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Ok. Siap nDan ??

[Forwarded from denny Jd]
??

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Assalamualaykum Wr.Wb.

Salam sejahtera untuk semuanya, dan

Selamat Malam.

Kulgram saya kali ini saya beri judul: “PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI KORPORASI”.
Materi Kulgram ini sebenarnya termasuk bidang “General/Strategic Management” bukan H.R. Management. Tetapi mereka yang ingin membangun karir sebagai HR generalist seharusnya memang punya pengetahuan yang cukup mendalam tentang Business Strategy dan General Management.

Cukup sering saya mendapat atau melihat pertanyaan tentang topik perancangan struktur organisasi yang oleh para penanya disebut “Organization Design” dan disingkat dengan O.D.

Bagi mereka yang sudah belajar ilmu manajemen, perancangan organisasi atau peng-organisasian adalah salah satu dari fase dari proses managing yang disingkat “P.O.A.C” dan terdiri dari 4 kegiatan utama yaitu; “planning, organizing, actuating, controlling” (Buku klasik George R. Terry, 1959).

Tetapi, sebelum saya lanjutkan, saya harus menjelaskan dulu bahwa ada pekerjaan lain terkait organisasi yang sudah sejak puluhan tahun lalu dikenal sebagai “O.D”. Tetapi, “O.D” yang satu ini, yang adalah singkatan dari “Organization Development” tidak meng-utak atik “design” atau rancangan dari organisasi. Yang menjadi focus dan obyek pekerjaannya adalah “soft elements” dari organisasi. Yang saya maksud dengan “soft elements” adalah hal-hal seperti; nilai-nilai yang disepakat (budaya), hubungan antar manusia dalam organisasi tersebut, team work, dan lain lain.

Bahasan saya dalam Kulgram ini akan focus pada pekerjaan “O.D” yang pertama yaitu yang terkait dengan perancangan struktur organisasi.

PROSES PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI

Perancangan sebuah struktur organisasi terjadi pada dua tahap yang punya lingkup yang berbeda yaitu:
1. Perancangan Pada Tahap Stratejik.
2. Perancangan Pada Tahap Operasional.

PERANCANGAN ORGANISASI PADA FASE STRATEJIK.
Perancangan ini dilaksanakan pada saat dan simultan dengan saat sebuah korporasi menetapkan dan merumusakan tujuan jangka panjang yang mereka ingin capai dan menetapkan bagaimana (apa yang akan mereka lakukan) untuk merealisasi tujuan tersebut. Para praktisi manajemen yang telah sempat membekali diri mereka dengan pengetahuan yang lebih mendalam akan selalu ingat dalil dari Igor Ansoff (1918 – 2000), yang sudah dianggap sebagai “guru” strategi yang berbunyi; “Structure follows Strategy” (struktur mengikuti strategi). Demikian juga group konsultan McKinsey dengan framework 7S nya yang diperkenalkan sekitar 40 tahun lalu. Silahkan baca referensi ttg itu (Ada di akhir materi).

Strategi harus menterjemahkan Visi atau “impian” tentang ingin menjadi apa kira kira sebuah perusahaan dalam 25 tahun y.a.d atau lebih. Menterjemahkan artinya menjabarkannya menjadi tujuan jangka panjang dan jangka menengah yang ingin dicapai. Strategi menjelaskan bagaimana atau apa yang akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Ada 7 (tujuh) buah pilihan strategi yang mungkin dipilih oleh perusahaan (terlepas dari visi mereka):
1. Membesarkan diri (dalam volume, ukuran fisik dll.) tetapi tetap dalam “medan laga”
yang sama – tetapi biasanya merubah teknologi dengan yang lebih modern, efisien dan produktif. (Struktur Organisasi biasanya tidak berubah drastis, mungkin hanya penambahan beberapa fungsi misalnya Research & Development dan Supply Chain)
2. Pindah ke medan laga yang baru sama sekali (“Samudera Biru”), yang biasanya sector bisnis yang berbeda sama sekali. (Bentuk Struktur Organisasi bisa baru sama sekali tergantung pada sector yang dimasukinya)
3. Expansi ke sektor industri (bisnis lain) tanpa meninggalkan bisnis yang lama. Ini yang lazim dilakukan oleh perusahaan besar Indonesia dan Asia yang dikenal sebagai “Konglomerat”. (Bentuk Struktur Organisasi akan berbeda untuk perusahaan yang yang ber-operasi pada tiap sector berbeda. Pada tingkat pusat (induk) mungkin dibentuk sebuah ‘HOLDING”)

BEBERAPA KEMUNGKINAN STRATEGI (lanjutan)
4. Expansi Pasar. Memperluas wilayah pemasaran (Bentuk Struktur pada level “induk” biasanya tidak berubah. Mungkin pada bidang pemasaran saja)

5. Diversifikasi Produk. Membuat produk yang yang berbeda tapi dari bahan dasar yang sama atau “sekeluarga”, untuk “pasar” yang sama atau untuk “pasar” yang berbeda. (Tentang Bentuk Struktur sama dengan nomor 4).

6. Integrasi ke Hulu; masuk ke sector yang memasok bahan baku atau pembantu yang biasa digunakan, atau Integrasi ke Hilir; yaitu masuk ke bisnis yang memasarkan dan menjual produk produk nya sampai ke tangan konsumen akhir, misalnya kalau semula hanya punya pabrik kemudian juga masuk ke sector eceran.(Bentuk Struktur Organisasi bisa sama dengan Kasus no. 3)

7. Fokus Pada Urusan “Inti” (Mencari peluang baru, dll) dan melepaskan diri dari pekerjaan-pekerjaan yalng ada dalam “Rantai Proses Bisnis”. (Bentuk Struktur Organisasi “Inti” biasanya menjadi sangat “ramping”/kecil karena hampir seluruh kegiatan dalam proses bisnis – mulai dari merancang, lalu membangun/membuat lalu memasarkan, seluruhnya dikerjakan oleh perusahaan lain).

[Forwarded from denny Jd]
interupsi Pak Ruky
apakah perlu istirahat sejenak pak?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI PADA TAHAP OPERASIONAL

Perancangan struktur organisasi operasional dilakukan pada tahap dimana strategi mulai diimplementasikan dan organisasi akan mulai bergerak/bekerja seperti direncanakan. Perubahan struktur operasional juga bisa dilaksanakan setelah organisasi berjalan cukup lama dikenal sebagai perancangan ulang (redesigning).

Prosesnya mengikuti langkah-langkah dibawah ini.

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Tidak usah dulu Denny. Sedang asyik nih ?

[Forwarded from denny Jd]
baik.. silakan pak

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
(i) Tetapkan dan rumuskan tanggung jawab pokok dalam bentuk hasil yang harus dicapai oleh semua “fungsi” yang telah diputuskan harus ada dalam struktur organisasi. Bagian dari struktur organisasi yang bertanggung jawab melaksanakan tiap “fungsi” biasanya disebut “Work Unit” atau “Satuan Kerja”. Istilah Satuan Kerja sangat umum digunakan pada institusi pemerintahan. Dalam sebuah korporasi satuan kerja utama bisa disebut Direktorat, Divisi, atau juga Departemen. Pada sebuah Kementrian disebut Direktorat Jenderal atau Kedeputian.

(ii) Tetapkan tugas-tugas pokok (tugas dan kegiatan) yang harus dikerjakan untuk melaksanakan tanggung jawab pokok dan mencapai sasaran-sasaran tersebut. Bila organisasinya sudah ada dan sudah beroperasi tinggal meng-identifikasi dan mengklasifikasi kegiatan kegiatan tersebut.

(iii). Tetapkan jumlah orang yang dapat diawasi oleh seorang pimpinan satuan kerja dan ia masih mempunyai waktu untuk tugas-tugas lain? Jawabannya tergantung pada jumlah dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan atau kebutuhan apa yang harus dipenuhi. Tetapi pimpinan perusahaan juga harus membatasi jumlah orang yang secara langsung dipimpin tiap pimpinan satuan kerja.

(iv) Tetapkan garis wewenang, jalur penyampaian informasi dan garis pelaporan horizontal dan vertikal yang akan menggabungkan individu dan kelompok secara bersama. Jika hubungan-hubungan tersebut telah digambarkan, maka berarti kita telah menciptakan sebuah rancangan organisasi (Organization Design). Kita bisa juga menyebutnya sebagai Struktur Organisasi

Baca juga:  Manfaat Strategis Pembentukan LSP P1 Studi Kasus PT. Vale Indonesia, Tbk

BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI FASE OPERASIONAL

Ada 9 (sembilan) bentuk utama dari struktur organisasi yang biasa digunakan oleh korporasi untuk mengorganisir kegiatannya pada fase operasional.

1. STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL. Struktur Organisasi Fungsional menjelaskan pembagian pekerjaan dalam sebuah organisasi atas dasar fungsi-fungsi (kegiatan) yang harus dilaksanakan oleh organisasi tersebut mengikuti proses bisnisnya. Fungsi-fungsi tersebut ada yang disebut fungsi “inti” (core) dan “pendukung (supporting)”. Struktur bentuk ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang bergerak dalam sektor industri manufaktur dimana ada fungsi-fungsi pembuatan (manufacturing), pemasaran dan penjualan, keuangan/administrasi, sumber daya manusia dan mungkin penelitian dan pengembangan (R&D). Tetapi, dalam sector industri lainpun bias pula digunakan. Jenis dan nama fungsi-fungsi ini akan berbeda dari satu jenis industri ke industri lainnya. Misalnya antara Hotel, Bank, Perusahaan Dagang, dan Pabrik tentu akan berbeda. Dalam organisasi kemiliteran dan kepolisian, pada tingkatan paling atas, pengorganisasiannya juga didasarkan pada fungsi. Misalnya, di POLRI ada fungsi Baharkam, Bareskrim, SDM, Diklat, Logistik, dan kain lain.

Contohnya dibawah ini.

2. STRUKTUR ORGANISASI BERBASIS PRODUK.

Struktur ini umumnya dipakai di perusahaan industri produk. Mereka membentuk unit-unit kerja yang dipimpin oleh direktur dan/atau manajer yang berdiri sendiri dan bertanggung jawab terhadap segala kegiatan untuk membuat dan memperoleh hasil dari produk tersebut termasuk pembuatan, pemasaran, dan sebagainya. Biasanya ini dipakai oleh perusahaan yang bergerak di bidang barang-barang konsumsi yang besar. Saat saya di Indofood dulu, ada Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab untuk kelompok produk Noodle & Basic Food, kelompok produk Snack Food, dan lain-lain. Sedangkan di Unilever, yang saya pernah tahu juga ada direktur yang bertanggung jawab untuk produk Toiletries (sabun, sampo, dan lain-lain) dan yang bertanggung jawab untuk Makanan, dan lain-lain. Tetapi biasanya pengorganisasian seperti ini hanya pada tingkat paling atas dalam struktur organisasi.

Lihat contoh dibawah

3. STRUKTUR ATAS DASAR PROSES PRODUKSI ATAU PERALATAN YANG DIGUNAKAN. Misalnya dalam industri tekstil, karyawan dikelompokan dalam beberapa tahap dari proses pembuatan. Misalnya, pemintalan, perajutan, penenunan, dan penyelesaian (finishing) atau pembuatan komponen, assembling (pemasangan) dan penyelesauan (finishing). Lihat Gambar dibawah ini.

[Forwarded from denny Jd]
Pak Ruky, silakan break dulu.
Bisa dengar Chicago dulu pak

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Silahkan

[Forwarded from denny Jd]
Sambil saya informasikan ke bapak ibu dan rekan semua, jika anda sudah memiliki pertantanyaan, silakan disampaikan melalui link ini [https://www.rumahmsdm.com/pertanyaan-kulgram/]

Dari pemaparan Pak Ruky ini, saya tidak bisa menyimpulkan. Pemaparannya terlalu jelas.

Sebenarnya saya tidak ingin ada break, sedang asik menyimak.

Tapi kita akan lanjutkan 1 menit kedepan. Memberikan kesempatan bapak ibu baca-baca lagi dan submit pertanyaan.

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Beri tahu saya bila sudah bisa mulai lagi

[Forwarded from denny Jd]
Baik Pak Ruky, silakan dilanjutkan pak. ??

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
4. STRUKTUR ATAS DASAR WILAYAH KERJA. Sebuah perusahaan Dagang dan penjalur/ditsrbutor biasanya mengorganisasikan operasinya dalam cabang-cabang atau perwakilan. Demikian pula bidang pemasaran/penjualan sebuah perusahaan industri barang konsumsi yang besar seperti Indofood atau Unilever biasanya membagi wilayah kerja mereka dalan Region (wilayah) yang biasanya berupa Propinsi, kemudian Wilayah dibagi dalam Distrik yang biasanya adalah Daerah Tingkat II (Kabupaten atau Kotamadya).

5. STRUKTUR MATRIKS. Organisasi ini adalah suatu bentuk Departemenrasi yang biasa digunakan dalam perusahaan-perusahaan besar yang merupakan kombinasi antara organisasi fungsional dan organisasi atas dasar produk atau proses. Dengan demikian, dalam organisasi ini, karyawan tingkat manajerial biasanya mempunyai dua atau lebih jalur pertanggungjawaban. Misalnya mempunyai atasan yang menangani kegiatan fungsional (keuangan dan lain-lain) tetapi pada saat yang bersamaan ia harus melaporkan kegiatan sehari-harinya kepada direktur yang memimpin direktorat atau divisi di mana si manajer ditempatkan. Organisasi matriks membutuhkan kepemimpinan yang kuat sekali dan harus dibantu dengan sustem dan mekanisme kerja yang baik. Apabila tidak, dan jika para eksekutifnya belum matang dalam sikap dan perilakunya maka konflik dan perelisihan akan sering terjadi. Struktur organisasi matriks berbentuk seperti di bawah ini.

7. STRUKTUR ATAS DASAR “PASAR”. Misalnya, memberikan tanggung jawab memasarkan produk atau jasa pada sekelompok pelanggan kepada Unit Penjualan/ Pemasaran yang berbeda. Misalnya: Unit Khusus Melayani Pedagang Besar, Pedagang Eceran, dan lain-lain. Pada perusahaan barang lonsumsi dan minuman ada Manager Penjualan Khusus untuk kelompok pelanggan yang disebut HORECA, yaitu singkatan dari Hotel, Restoran, dan Café. Sedagkan pada perusahaan yang memasarkan obat antihama tanaman ada unit pemasaran yang menjual pada Pemerintah (Departemen Pertanian) dan ada yang langsung ke pasaran bebas misalnya perkebunan.

8. STRUKTUR ATAS DASAR “WAKTU”. Contohnya adalah pekerja pabrik yang bekerja dalam proses produksi atau pemeliharaan dan Satuan Pengamanan yang bekerja atas dasar shift (aplus). Demikian pula karyawan perusahaan yang perusahaannya beroperasi selama 24 jam sehari dalam 7 hari seminggu secara terus-menerus.

9. STRUKTUR ATAS DASAR KELOMPOK PEMBELI ATAU “PENENTU” TRANSAKSI. Pengelompokan ini sering dilakukan dalam fungsi pemasaran dan penjualan. Misalnya ada kelompok tenaga penjual (salesman) yang diberi tugas melayani pedagang eceran (retail), satu kelompok lain yang lainnya lagi melayani grosir (pembeli besar). Atau ada tenaga detailer yang tugasnya khusus menjelaskan produk obat daftar G kepada para dokter dan ada tenaga penjual (salesman) biasa yang hanya menangani obat-obat bebas dan menjual kepada toko-toko obat dan apotek secara langsung. (Tidak ada gambar).

STRUKTUR MANA YANG DIANGGAP PALING BAIK?
Pertanyaan tersebut tidak tepat. Tidak ada bentuk struktur organisasi yang terbaik. Pertanyaannya harus berbunyi: “Bentuk struktur yang mana yang paling TEPAT?” Dalam kenyataannya, organisasi bisnis biasanya lebih fleksibel dan mengkombinasikan berbagai bentuk struktur. Misalnya sebuah organisasi yang pada tingkat atas diorganisasikan atas dasar produk ternyata pada level kedua diorganisasikan atas dasar fungsi, dan pada level berikutnya misalnya pada fungsi pemasaran diorganisasikan atas dasar wilayah.

STRUKTUR V.S. BAGAN ORGANISASI
Apa yang disebut sebagai bagan (scheme atau chart) organisasi adalah penggambaran atau visualisasi sebuah struktur organisasi diatas kertas, secara digital di sebuah komputer atau pada bahan lain misalnya papan tulis. Dalam kenyataan telah terjadi kerancuan mengenai pengertian struktur dan bagan organisasi. Banyak praktisi manajemen mengartikan BAGAN organisasi sebagai STRUKTUR organisasi, padahal struktur organisasi mempunyai arti yang lebih luas daripada bagan organisasi.

APAKAH PENG-ORGANISASIAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI MSDM?
Pekerjaan perancangan struktur organisasi BUKAN-lah tanggung jawab fungsi MSDM tetapi tanggung jawab semua orang yang diberi tanggung jawab memimpin unit kerja. Perancangan Struktur Organisasi pada tahap stratejik sudah pasti adalah tanggung jawab Dewan Direksi dan Dewan Komisaris secara keseluruhan. TETAPI, dalam prosesnya, saat penetapan struktur strategis, Direktur SDM harus turut terlibat. Dalam proses perancangan struktur operasional keterlibatan Direktur SDM malah lebih intens dan seringkali dialah yang ditunjuk sebagai penanggung jawab, seperti yang selalu saya alami. Mengapa Direktrur SDM harus terlibat secara intens dan mengambil alih tanggung jawab akan dijelaskan dalam bagian berikutnya.

Demikian Kulgram saya malam ini. Mudah mudan gampang difahami dan bermanfaat.

Jakarta 16 Februari 2017

[Forwarded from denny Jd]
Baik Pak Ruky, terima kasih pemaparannya .. on time.
Sudah ada beberapa pertanyaan yang masuk. Saya persilakan bagi yang mempunyai pertanyaan bisa menggunakan link ini [https://www.rumahmsdm.com/pertanyaan-kulgram/]
Kalimat dibagian terakhir ini menarik dan sepertinya pada pelaksanaannya suka banyak yang keliru:
“Pekerjaan perancangan struktur organisasi BUKAN-lah tanggung jawab fungsi MSDM tetapi tanggung jawab semua orang yang diberi tanggung jawab memimpin unit kerja.”
Bapak Ibu yang memasukkan pertanyaan hari ini dan seandainya nanti belum terjawab sampai sesi Kulgram berakhir, akan dijawab besok oleh Pak Ruky. Jangan kuatir.

Pak Ruky, saya minta ijin bertanya duluan ya pak?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Silahkan. Dek Momod punya privilege ?

[Forwarded from denny Jd]
Saya sering dengar istilah Sturktur Jangkung dan Sturktur Rata. Mohon penjelasan apa yang dimaksud Struktur Organisasi Jangkung (tall) dan Struktur Organisasi Rata (flat)?
??

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Waduh. Kok kita bicara tentang yang jangkung dan yang rata ya? ?
Tapi pertanyaan atau topil itu memang cukup populer diantara praktisi. Sebentar saya orat oret dulu.

[Forwarded from denny Jd]
Baik pak ?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
STRUKTUR JANGKUNG (TALL) VS. STRUKTUR RATA (FLAT)
Sebuah struktur organisasi disebut “jangkung” (“tall”) karena punya banyak tingkatan atau lapisan (layer). Bisa terdiri dari 8 tingkat mulai dari operator terendah sampai Presiden Direktur. Struktur organisasi seperti ini dianggap dinilai sangat birokratis dan memperlambat proses pembuatan keputusan sehingga jalannya organisasi menjadi lamban. Selain itu, komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya sering tidak lancer karena tingkatan-tingkatan yang di tengah sering bertindak sebagai filter (saringan) sehingga bunyi pesan yangp ingin disampaikan bias berubah. Oleh karena itu, banyak pakar manajemen yang menyarankan agar struktur organisasi dibuat se-“pendek” (rata) mungkin untuk menghilangkan kelemahan-kelemahan tersebut.

Baca juga:  Membangun Kredibilitas MSDM di Lingkungan Perusahaan Multinasional

Organisasi jangkung seringkali diterapkan oleh perusahaan yang bergerak dalam sektor industri manufaktur yang agak semi padat karya (semi labor intensif) dengan jumlah karyawan yang cukup besar. Pada perusahaan Indonesia, alasan yang paling sering ditemukan adalah untuk memberi peluang bagi karyawan untuk mendapatkan kenaikan pangkat yang artinya dapat peringkat jabatan dan gaji lebih tinggi. Alasan kedua adalah sebagai akibat dari kebiasaan dari banyak perusahaan, terutama BUMN, memberikan apa yang disebut TUNJANGAN JABATAN. Akibatnya, banyak karyawan pelaksana yang menuntut untuk agar diciptakan jabatan bagi mereka sehingga akan mendapat tunjangan tersebut. Apa yang terjadi kemudian adalah bentuk struktur organisasi yang mirip buah Pear yaitu kecil (sedikit jabatan) diatas dan di bawah dan gendut ditengah tengah karena diciptakan banyak jabatan. Pada saat perusahaan berusaha meninggalkan struktur jangkung dan berubah menjadi lebih rata, mereka akan menghadapi rekasi karyawan dan Serikat Pekerja.

Maaf agak lama karena jawabannya agak panjang dan ini belum selesai ?.

[Forwarded from denny Jd]
?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
STRUKTUR JANGKUNG (TALL) VS. STRUKTUR RATA (lanjutan)
Struktur organisasi rata akan banyak ditemukan pada perusahaan yang bergerak pada sector industri yang menggunakan teknologi tinggi (Capital Intensive) dan industri jasa perbankan dan keuangan. Penyebabnya adalah karena terutama kualifikasi sumber daya manusia mereka cenderung lebih homogen dan jumlahnya sedikit. Selain itu, penggunaan teknologi system informasi yang canggih misalnya untuk otomasi kantor, pengendalian dan pengawasan dapat menciutkan jumlah lapisan dalam struktur organisasi.

Ok. Itu penjelasannya. Cukup ya.

[Forwarded from denny Jd]
Baik pak, nanti kalau kurang jelas saya japri. Terima kasih pak

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
??

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Masih ada?

[Forwarded from denny Jd]
ada pak

[Forwarded from denny Jd]
Dalam merencanakan struktur organisasi ada analisis jabatan dan ada uraian jabatan. Apa kaitan antara Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan dengan Perencanaan Struktur Organisasi?

[Forwarded from denny Jd]
Pertanyaannya basic pak ??

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Baru saya mau bilang. Tapi pertanyaan itu penting dan sering ditanyakan terutama oleh para pemula

[Forwarded from denny Jd]
Mohon dijelaskan pak

[Forwarded from denny Jd]
?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Baik. Ttg Anjab dan Urjab begini.

URAIAN JABATAN DAN ANALISIS JABATAN

Apabila struktur organisasi telah dibentuk yang normalnya terdiri dari “kotak-kotak” yang menggambarkan jabatan yang ada, maka pekerjaan selanjutnya adalah:
1. Menetapkan tugas tugas utama (pokok) dan tugas-tugas lainnya yang harus dikerjakan oleh jabatan itu,
2. Jenis wewenang untuk membuat keputusan-keputusan dan batas-batasnya yang boleh dibuat,
3. Kepada siapa (jabatan mana) pemegang jabatan tsb harus melapor, minta petunjuk dan bertanggung jawab.
4. Dan hal-hal lain yang dianggap perlu.
URAIAN JABATAN DAN ANALISIS JABATAN (lanjutan)
Uraian tugas, tanggung jawab, wewenang tersebut dan garis pelaporan itu biasanya dibuat dalam bentuk dokumen yang dibuat untuk karyawan pemegang tiap jabatan itulah yang disebut Uraian Jabatan atau Job Description. Dengan demikian, dokumen Uraian Jabatan harus sekaligus disiapkan untuk semua jabatan (posisi) yang ada dalam struktur organisasi pada saat struktur organisasi dirancang. Akan ada yang bertanya, kapan Analisis Jabatan perlu dilakukan?

Apakah saat merencang struktur organisasi bagi perusahaan yang baru berdiri atau merubah bentuk (strategi baru), perlu didahului dengan Analisis Jabatan? Jawaban untuk pertanyaan yang ini adalah TIDAK.

Analisis Jabatan adalah sebuah pekerjaan mengidentifikasi, mendata dan menganalisa semua jabatan (posisi) atau sebagiannya yang ada dalam struktur organisasi sebuah korporasi atau institusi apapun yang sudah beroperasi cukup lama. Tujuan analisis jabatan cukup banyak yang akan terlalu panjang untuk diuraikan dalam sesi ini. Silahkan saja baca referensi yang ada.
Masih ada lagi Den?

[Forwarded from denny Jd]
Masih pak..

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Yang terakhir ya ?

[Forwarded from denny Jd]
Ini saya dilema pak. Sudah ada sekitar tiga pertanyaan yang masuk. Tapi saya masih mau tanya satu lagi. Karena materi yang dibawakan pak Ruky ini basic dan penting.

Jadi sekalian saya minta ijin kepada yang lain untuk tanya lagi ya?
Semua pertanyaan yang masuk pasti akan dijawab oleh Pak Ruky, diusahakan besok.

[Forwarded from denny Jd]
Sekali ini saja menggunakan hak sebagai moderator..?

Gini pak… .ini saya pikir juga banyak yang ingin tau.

Terkait penyusunan Struktur Organisasi, masalah-masalah apa yang sering dihadapi?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Masalah? Wah itu bisa seabreg. Tapi kita garus selalu anggap itu sebagai tantangan yang harus dihadapi. Bujan oleh orang sdm tapi terutama oleh pimpinan puncak. Begini jawabannya (mudah2an bisa agak ringkas)

MASALAH-MASALAH YANG SERING DITEMUKAN DI TERKAIT PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI
1. Perubahan Rancangan Struktur Organisasi pada tahap operasional seringkali lebih bersifat penciptaan jabatan bagi “orang yang tersedia” pada saat itu. Sebagai akibatannya, struktur organisasi bisa atau cenderung menjadi “bengkak” tanpa ada kaitan dengan tingkat pertumbuhan usaha atau mempertimbangkan efisiensi. Para pakar manajemen sering menyebut kondisi seperti itu sesuai dengan “Hukum Parkinson” atau Parkinson Law (silahkan baca buku yang ditulis oleh Northcote C. Parkinson).
2. Pimpinan seringkali menghadapi resistensi yang sangat kuat terhadap rencana perubahan struktur organisasi, apalagi bila diperkirakan bahwa perubahan struktur tersebut akan mengarah pada rasionalisasi jumlah tenaga kerja. Oleh karena, sebaiknya perusahaan lebih bersikap berhati hati sejak awal dalam merancang struktur organisasi mereka.

Selain dua jenis masalah yang diuraikan diatas, ada tiga masalah lagi yang seringkali dihadapi oleh perusahaan yang beroperasi di Indonesia. Masalah masalah tambahan tersebut lebih terkait dengan implikasi nilai-nilai budaya pada rancangan struktur organisasi yaitu;
1. Posisi jabatan dalam struktur organisasi sering dianggap atau diperlakukan sebagai symbol status dan senioritas pemegang jabatan tersebut dengan segala implikasinya. Termasuk didalamnya jumlah dan jabatan orang (anak buah) yang dipimpin

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Ok. Tepat jam 21.30. Kontrak saya selesai ??

[Forwarded from denny Jd]
Hahaha… baik pak Ruky.
Ada closing statement yang pak Ruky mau sampaikan terkait topik malam ini?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Waduh. Biasanya kalau di seminar, yang membuat kesimpulan jan moderator? ?

[Forwarded from denny Jd]
Malam ini kesimpulannya, saya belajar banyak.

Pak Ruky, itu dijelaskan ada tiga masalah lain yang sering dihadapi. Baru satu pak. Kurang dua lagi. Penasaran ini….?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]

Kalau harus saya juga barangkali hanya ingin menyampaikan harapan bhw mudah mudahan cukup jelas. Semua pertanyaan yang betsifat basic yang selama inibada dipikiran teman teman mudah2an terjawab. Bila tidak, kita cari kesempatan berbeda untuk berbicara lebih detil.
Itu saja ya Den. Terima kasih

Oh ya? Oh iya ?

[Forwarded from denny Jd]
Iya pak.. penasaran

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Ok ini penutup nya. Maaf. Terlupa
2. Hierarki dalam struktur organisasi hampir dianggap “sakral”. Pelanggaran terhadap hierarki tersebut misalnya “melewati” (“bypassing”) dapat berdampak pada moril dan menimbulkan konflik!
3. Sebaliknya, jalur jalur komunikasi yang bersifat informal sering digunakan dan dapat menimbulkan kerancuan dan juga dampak pada moril.

[Forwarded from denny Jd]
Baik Pak Ruky.
Terima kasih waktu dan kesempatan yang diberikan malam ini.
Pertanyaan yang masuk akan saya kirim lewat japri ya pak?
Silakan dijawab diluar sesi Kulgram.

Terima kasih pak Ruky.
Dengan ini saya tutup sesi Kulgram.
Bapak Ibu yang sudah memasukkan pertanyaan, akan dijawab oleh Pak Ruky diluar sesi Kulgram.
Selamat berdiskusi…. di Rumah

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Tadi ada yang lupa
The McKinsey 7S Framework – Strategy Skills from MindTools.com
https://www.mindtools.com/pages/article/newSTR_91.htm

[Forwarded from denny Jd]
Bapak Ibu ada sedikit koreksi dari materi pak Ruky semalam. Di bagian kalimat ini:
“BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI FASE OPERASIONAL
Ada 9 (sembilan) bentuk utama dari struktur organisasi yang biasa digunakan oleh korporasi untuk mengorganisir kegiatannya pada fase operasional. ”
Angka sembilan seharusnya delapan. Dan dalam penjelasan di bawah nya, setelah point 5 tertulis point 7, seharusnya setelah point 5 tertulis point 6, dst.
Mohon maklum untuk koreksi ini. ??
Terima kasih untuk pak @ariyulizare yang sudah mengingatkan.

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Ok. Sesuai janji saya tadi. Sekarang saya akan upload 5 pertanyaan yang saya terima tadi malam terkait materi Kulgram saya dan juga jawaban saya untuk pertanyaan2 itu.
Saya harap para penanya itu juga turut menyimak. Bukan hanya melempar pertanyaan lalu menghilang ??
Semuanya ada 5 orang yang mengajukan pertanyaan melalui Denny sebagai moderator.
Hampir semua pertanyaan mereka bersifat “basic” tetapi justru memaksa saya untuk memberikan lebih banyak penjelasan tentang aspek aspek mendasar tentang topik yang dibahas sebagai materi Kulgram tersebut.
Oh ya. Salah seorang dari 5 penanya tersebut mengajukan pertanyaannya dalam bahasa Ingeris dan terpaksa saya pun menjawabnya dalam bahasa Ingeris semampu saya ?.
Untuk itu saya mohon maaf kepadabyang lain. Tapi saya yakin bahwa anda semua juga memahami bahasa Ingeris ??
Pertanyaan-pertanyaan tersebut dan jawabannya adalah dibawah ini.

Baca juga:  Developing Career Path for Medium and Small Enterprise

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
1. ERIMAN MUSLIM (Lembaga Kemanusiaan PKPU)
Pak Ruky yth,
Sebagai organisasi non profit (nirlaba), bagaimana sebaiknya struktur organisasi dibuat? Apa tak masalah bila mirip dengan organisasi profit? Terimakasi pak.

Jawaban saya.
Pada prinsipnya tidak masalah untuk mengadopsi cara yang dilakukan oleh korporasi. Tetapi hasil yang harus dicapai dan kriteria untuk mengkur keberhasilan tentunya agak berbeda.
Prosesnya mulai dengan mengidentifikasi proses “rantai nilai” (value chain) yang harus dilaksanakan untuk menjalankan misi organisasi tsb. Kegiatan kegiatan apa yang harus dilakukan dari mulai tahap pemikiran, perencanaan, sampai pelaksanaan/penyerahan kepada penerima jasa (bantuan, dll.). Akan ada “kegiatan2 utama (core activities)” dan kegiatan pendukung (supporting activities). Setelah diidentifikasi kemudian dikelompokan. Tiap kelompok terdiri dari kegiatan2 yg berkaitan sangat erat dan itu ditetapkan sebagai sebuah fungsi dan selanjutnya menjadi Satuan Kerja. Terserah disebutnya apa, mau departemen, bagian, atau apapun.

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
2. RAGIL PRADANA PUTRA (PT KAI Persero)
Kapan waktu yang IDEAL ketika (untuk?) struktur organisasi itu dirubah? Dan apa dasarnya, apakah cuma sebatas sesuai kebutuhan? Disisi lain kebutuhan itu bisa dimunculkan melalui justifikasi yg kuat dan masuk akal, tapi tidak jarang kebutuhan tersebut malah membebani perusahaan.

Jawaban saya;
WAKTU YANG IDEAL UNTUK MERUBAH STRUKTUR ORGANISASI? Maaf Ragil, selama karir saya, saya tidak pernah pusing dengan soal waktu untuk merubah struktur organisasi. Bila kondisi menuntut perusahaan untuk merubah struktur organisasinya ya lakukan saja. Apa saja kondisi yang mungkin menuntut perusahaan untuk merubah struktur organisasinya? Bila anda membaca materi saya dengan teliti sejak awal, kondisi itu adalah bila perusahaan menetapkan dan menerapkan strategi bisnis baru yang memaksa perusahaan merubah cara mereka bekerja/beroperasi. Saya katakan bahwa strategi baru mungkin diadopsi untuk merealisasi visi dan tujuan jangka panjang mereka.
ATAU, karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus yang bisa menjurus ke kebangkrutan kemudian mereka menerapkan apa yang disebut dengan “Turn around strategy” atau strategi penyelamatan darurat dengan tujuan jangka pendek dan menengah. Penerapan strategi penyelamatan ini biasanya disertai dengan perubahan dalam struktur organisasi yang biasanya menjurus kepada rasionalisasi (pengurangan jumlah tenaga kerja).
Jadi, tidak ada istilah waktu yang ideal untuk merubah struktur organisasi

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
3. ZAKIA (PT Sapta Tunggal Piranti Mitra)
Malam pak Ruky…
untuk struktur organisasi dimana:
*. Direktur merangkap Manager Marketing, ..
*. Komisaris merangkap Manager Finance, …
*. Acct dan Tax Manager merangkap Manager Operasional, HRD,

Dibuatkan Bagan Organisasinya seperti apa ya pak? Kadang saya bingung kalau dari Customer minta struktur organisasi…
Terimakasih sebelumnya pak ruky…
Jawaban saya: ? ??????. ?. Kalau masih bisa dirangkap rangkap seperti itu untuk apa harus diadakan kotak – kotak nya? Buang saja yang kosong kosong. Kan jadinya ada penghematan biaya? ?
Saya tahu, situasi seperti itu sering dijumpai dalam perusahaan keluarga.
Ada yang bisa bantu saya menjawab? Silahkan ?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
4. RIESWAN FAUZAN (independent consultant)
1. How to identify organization design alternatives based on company ability to address core organization capability? and
2. how is to ensure the span of management/control for each layer effective?

My answer to question no. 1
“I am not sure I really understood your question and then might make mistakes in answering it. Could you elaborate your question in a much simpler language so other participants will also be able to follow?”
You wrote: “….COMPANY ability to address core ORGANIZATION capability” Are you talking about TWO separate entities? Ie. The company….and another organization? Or do you mean to say; ” the company ability to address IT’S core organzization capability?
In the mean time, if you mean to write the the question as I interpreted it, I have to say that in the best of my knowledge and experiences, organization capability is one of the variables that will influence the decision about “where the company must or will go” which is their strategic goal.
Once the goal and the direction are decided then the structuring of the organization follows. If a company does not have the required capability yet, they must develop it, or BUY it. Again, it is another type of strategic decisions that must be made by the top management of the company.

My answer to question no. 2:
Please read my answers to the question raised by Moefid on the same subject (see no.5).
However, the question about span of control is taking us too deep into theoretical aspects of organization design. I will then the be forced to talk about “bureacratic or mechanistic structures vs. organic organization structures,” and other theories. ?
I am willing to discuss it in another forum. But not here. Sorry ?

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
Difference between Mechanistic and Organic Organisation Structure

Difference between Mechanistic and Organic Organisation Structure

[Forwarded from Achmad S. Ruky]
5. MOEFID (Pindad) – mengajukan 2 buah pertanyaan;
1/ bagaimana cara menentukan rentang kendali dlm organisasi? Tool apakah yg dpt digunakan utk menganalisis rentang kendali dlm suatu struktur organisasi.
Jawaban saya:
No.1.
a. Tidak ada metode yang baku untuk menentukan jumlah rentang kendali yang tepat. Yang biasa dilakukan adalah atas dasar jumlah tugas dan tanggung jawab yang menjadi beban kerja seorang karyawan yang dianggap sebagai pimpinan sebuah satuan kerja. Kalau semuanya dia bisa kerjakan sendiri dan memang lebih tepat atau harus dia yang mengerjakannya, mungkin dia tidak perlu diberi bawahan.
Misalnya, banyak pejabat diberbagai korporasi yang mendapat pangkat Vice President, Executive VP, Senior VP atau GM tidak punya anak buah kecuali seorang sekertaris. Tugas pejabat itu lebih banyak berfikir, meng analisa dan membuat rekomendasi bukan memanage dan me-lead, yaitu mencapa hasil melalui bawahan sehingga harus melaksanakan semua fungsi manajemen (POAC/POSDC).
Cara yang terbaik bagi kita adalah melakukan “benchmark” ( perbandingan) dengan korporasi yang sejenis dan seukuran.
Pada institusi pemerintahan baik kementrian atau lembaga, sudah ditetapkan bentuk struktur organisasi dan jenis serta nama jabatan yang boleh ada pada kementrian, kementria negara, badan, pusat dsbg. Sayangnya cara itu kemudian juga banyak ditiru oleh hampir semua BUMN.
Tahun 2009 saya dan team saya melakukan analisis beban kerja pada beberapa kementrian dan kementrian negara dan lembaga. Hasilnya adalah bahwa tingkat beban kerja tertinggi adalah dibawah 70%. Jadi bisa disimpulkan bahwa institusi pemerintahan tidak mencapai 100% efisiensi.
Jadi teknik atau metode analisis beban kerja bisa digunakan untuk menilai beban kerja organisasi dan itu biasanya terkait dengan aspek rentang kendali.
Sebaga contoh, anda bisa lihat gambar dibawah ini. Itu adalah struktur organisasi pasukan infantri Angkatan Darat yang jumkah orangnya sudah ditetapkan berdasarkan patokan. Tapi untuk sebuah irganusasi bisnis penetapan seperti itu adalah suatu hal yang mustahil.

2/ apakah kriteria yg dipakai untuk menentukan suatu unit kerja sebesar subdept; dept; divisi bahkan direktorat?
Jawaban saya;
TIDAK ADA standar atau patokan, baik dalam buku ataupun dalam praktek untuk sebutan nama satuan kerja yang di institusi pemerintah disebut “nomenklatur”. Tiap korporasi bisa dan biasanya menetapkan sendiri sebutan sebutan itu tergantung dari negara mana korporasi itu berasal.
Pada perusahaan besar di Indonesia, sebuah satuan kerja tertinggi dalam syruktur organisasi mungkin disrbut DIREKTORAT. Anda tahu apa sebabnya? Karena unit itu dimpin oleh seorang DIREKTUR ?.
Tapi dalam sebuah perusahaan multi nasional yang kita sebut “direktorat” itu biasanya disebut DIVISION padahal juga dipimpin oleh seorang Direktur.
Pertanyaan anda itu berdasarkan apa yang anda ketahui dilingkungan perusahaan tempat anda sekarang ini bekerja. Sebagai sebuah BUMN, yang sangat terpengaruh oleh kebiasaan di lingkungan pemerintahan dan yang biasa diterapkan di kebanyakan BUMN.
[Forwarded from Achmad S. Ruky]

Ok. Selesai. Mudah mudahan terjawab. Terima kasih?